Oma Säästöpankin tietosuojaseloste

Rekrytointi

1. Yleistä

OmaSp suhtautuu vakavasti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön noudattamiseen. Huolehdimme siitä, että henkilötietojen käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat rekisteröityjen oikeuksien täysimääräisen toteutumisen.

Tällä tietosuojaselosteella annamme OmaSp:n työnhakijoille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä muun tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan osana rekrytointiprosessia.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.8.2026

2. Rekisterinpitäjä

Oma Säästöpankki Oyj

Valtakatu 32, 53100 Lappeenranta

Puhelin: 020 7640 600

Verkkosivut: omasp.fi

(”OmaSp” tai “me”)

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OmaSp:n tietosuojavastaava

Postiosoite: Valtakatu 32, 53100 Lappeenranta

Sähköposti: tietosuoja@omasp.fi

4. Keitä tietosuojaseloste koskee?

Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia OmaSp:n sisäisiä ja ulkoisia työnhakijoita, jotka ovat toimittaneet OmaSp:lle joko avoimen tai tiettyyn, OmaSp:n avoimeksi ilmoittamaan tehtävään kohdistetun hakemuksen (“rekisteröity” tai “sinä”).

5. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme alla kuvattuihin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Esitetty esimerkkiluettelo ei ole tyhjentävä ja kerättävät tiedot voivat vaihdella haettavan tehtävän sekä sen mukaan, mihin rekrytointiprosessin vaiheeseen työnhakija etenee.

• Henkilötietoryhmä: Perustiedot

• Ryhmän tietosisältö: Henkilön yksilöivät perustiedot

• Esimerkit: Nimi, asuinpaikkakunta ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• Henkilötietoryhmä: Työtehtävään liittyvät tiedot

• Ryhmän tietosisältö: Avoimeksi ilmoitettua työtehtävää koskevat tiedot

• Esimerkit: Tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, tiedot rekrytointiprosessin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot

• Henkilötietoryhmä: Taustatiedot

• Ryhmän tietosisältö: Työnhakijan toimittamat ja työnhakijan suostumuksella muista lähteistä kerätyt taustatiedot

• Esimerkit: Opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot, kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit

• Henkilötietoryhmä: Työhakemuksen liitteet

• Ryhmän tietosisältö: Työnhakijan työhakemuksen liitteenä toimittamat dokumentit ja niiden sisältämät tiedot

• Esimerkit: CV ja hakukirje, valokuva, videohakemus

• Henkilötietoryhmä: Rekrytointiprosessissa kerättävät tiedot

• Ryhmän tietosisältö: Hakijasta rekrytointiprosessin perusteella tallennettavat tiedot

• Esimerkit: Haastattelutilanteessa kerätyt tiedot, työnhakijan ominaisuudet työntekijänä, työnhakijan soveltuvuus haettuun tehtävään, työnhakijan kanssa käyty viestintä, mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot

• Henkilötietoryhmä: Suostumukset

• Ryhmän tietosisältö: Rekisteröidyn antamat henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset, peruutukset ja kiellot

• Esimerkit: Suostumukset esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseen, työhakemuksen käyttöön muissa rekrytoinneissa tai osaajayhteisöön liittymiseen

• Henkilötietoryhmä: Tekniset hallinnointi- ja tunnistamistiedot ja käyttäytymistiedot

• Ryhmän tietosisältö: Laitteisiin tai järjestelmiin liittyvät tekniset tunnistamistiedot, työnhakijan käyttäytymisestä eri kanavissa evästeiden avulla kerätyt tiedot

• Esimerkit: IP-osoite, laite- tai sovellustunniste, sähköisen palvelun käyttö- ja selaustiedot

6. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?

OmaSp käsittelee henkilötietoja vain etukäteen määriteltyihin käyttötarkoituksiin tai niiden kanssa yhteensopiviin tarkoituksiin.

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja OmaSp:n rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja sopivan työntekijän valitsemiseksi.

Tähän sisältyy muun muassa:

• rekrytointiprosessin hallintaan liittyvät toimenpiteet;

• työhakemusten käsittely;

• rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito;

• työhaastattelujen järjestäminen; sekä

• mahdollisten soveltuvuusarviointien toteuttaminen.

Työhakijan tietoja voidaan työhakijan erillisellä suostumuksella hyödyntää myös muissa OmaSp:n rekrytointiprosesseissa.

Lisäksi henkilö voi liittyä OmaSp:n ylläpitämään osaajayhteisöön ja antaa suostumuksensa tietojensa säilyttämiseen tulevia rekrytointitarpeita varten. Tällöin henkilöprofiilia ja siihen tallennettuja tietoja voidaan hyödyntää tulevissa rekrytointiprosesseissa voimassa olevan tietosuojaselosteen sekä annetun suostumuksen mukaisesti.

7. Millä oikeudellisilla perusteilla käsittelemme henkilötietoja?

Varmistamme aina, että meillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen peruste käsitellä henkilötietoja.

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu pääasiallisesti työnhakijan suostumukseen. Täyttämällä työhakemuksen työnhakija ilmaisee suostumuksensa siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Työnhakija voi hakemuksen yhteydessä tai muuten rekrytointiprosessin aikana antaa erikseen suostumuksensa myös sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään muihin tarkoituksiin, kuten hakemusta koskevan palautteen lähettämiseen tai hänen hakemuksensa käyttämiseen myös muissa OmaSp:n rekrytointiprosesseissa. Myös osaajayhteisöön liittyminen ja siihen sisältyvä henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan erilliseen suostumukseen.

Rekrytointiprosessiin voi sisältyä erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointeja. Tällaiset arvioinnit ja niiden sisältämä henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen.

Lisäksi käsittelemme työnhakijoiden tietoja myös oikeutetun etumme perusteella. Meidän tulee pystyä osoittamaan, että olemme noudattaneet työntekijöiden valintaan liittyviä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakeihin perustuvia velvoitteitamme sekä suojautumaan mahdollisia rekrytointiprosessiin liittyviä oikeudellisia vaateita vastaan.

8. Profilointi, tekoälyn hyödyntäminen ja automaattinen päätöksenteko

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan henkilökohtaisia ominaisuuksia. Rekrytointiprosessiimme voi sisältyä profilointia esimerkiksi osana henkilö- tai soveltuvuusarviointeja.

Käytämme rekrytointiprosessin tiettyjen vaiheiden tukena tekoälypohjaisia työkaluja. Tekoälyä voidaan hyödyntää esimerkiksi hakemusten ensivaiheen lajittelussa sekä ansioluetteloiden ja hakemusmateriaalien yhteenvetojen laatimisessa. Lisäksi tekoälyä voidaan hyödyntää haastattelujen valmistelussa sekä sisällöntuotannossa, kuten työpaikkailmoitusten luomisessa.

Tekoälyn käytön tarkoituksena on tukea rekrytointihenkilöstöämme sekä parantaa rekrytointiprosessin tehokkuutta ja yhdenmukaista hakijakokemusta. Tekoälyä käytetään ainoastaan päätöksenteon tukena eikä sen avulla tai muuten rekrytointiprosessissa tehdä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä. Rekrytointipäätös on aina ihmisen tekemä.

9. Mistä saamme henkilötietoja sinusta?

Henkilötiedot kerätään pääasiassa työnhakijalta itseltään hänen täyttäessään työhakemuksen sekä muuten rekrytointiprosessin aikana.

Lisäksi työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä rekrytointiprosessiin osallistuvilta konsulteilta sekä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

10. Henkilötietojen luovutus

OmaSp ei luovuta työhakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille, jotka käsittelisivät tietojasi johonkin muuhun tarkoitukseen kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

11. Henkilötietojen siirto käsittelijöille

Käytämme rekrytointiprosessin toteuttamisessa alihankkijoita ja kumppaneita, kuten rekrytointikonsultteja ja soveltuvuusarviointien suorittajia. Lisäksi olemme ulkoistaneet tietojenkäsittelytehtäviä IT-toimittajille. Voimme siirtää henkilötietojasi tällaisille tahoille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten.

Siirron jälkeenkin vastaamme rekisterinpitäjänä käsittelijöille siirtämistämme henkilötiedoista. Alihankkijat ja kumppanit voivat käsitellä luovuttamiamme henkilötietoja vain antamiemme ohjeiden mukaisesti, eikä niillä ole oikeutta käyttää meiltä saamiaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Varmistamme sopimus- ja muilla järjestelyillä, että myös alihankkijat ja kumppanit käsittelevät henkilötietoja aina huolellisesti, lainsäädännön vaatimuksia ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.

12. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Osa edellä kuvatuista alihankkijoistamme siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen (EU-jäsenvaltiot, Islanti, Liechtenstein ja Norja) ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Huolehdimme henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen peruste tällaisille siirroille on EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys.

13. Miten suojaamme henkilötietojasi?

OmaSp:llä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuusmenettelyt, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittely turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Edellytämme käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista myös alihankkijoiltamme.

14. Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä alla kuvatut, tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Voit esittää tässä kuvattuja oikeuksiasi koskevan pyynnön olemalla yhteydessä rekrytointiprosessista vastaavaan yhteyshenkilöömme.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi

• Kuvaus: Sinulla on oikeus tutustua OmaSp:n hallussa oleviin henkilötietoihisi. Tätä oikeuttasi voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja OmaSp:n liikesalaisuuden suojaamisen nojalla.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista

• Kuvaus: Sinulla on oikeus vaatia rekisterissä olevan, itseäsi koskevan virheellisen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, ellei lainsäädäntö rajoita sitä.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

• Kuvaus: Siltä osin, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista

• Kuvaus: Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi sen ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt on selvitetty tai ratkaistu.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus vaatia tietojen poistamista

• Kuvaus: Sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista esimerkiksi silloin, jos vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään perusteltua syytä tai tietojen käsittely on lainvastaista. OmaSp:llä voi kuitenkin tästä huolimatta olla oikeus säilyttää tietosi, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi oikeudellisilta vaateilta suojautumiseksi.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus siirtää tiedot toisen tahon ylläpitämään järjestelmään

• Kuvaus: Sinulla on oikeus saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toisen tahon ylläpitämään järjestelmään silloin, kun tietojen käsittely perustuu suostumukseen, tietojen käsittelyä suoritetaan automaattisesti ja siirto on teknisesti mahdollinen.

• Rekisteröidyn oikeus: Oikeus peruuttaa suostumus

• Kuvaus: Siltä osin kuin käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme tietojasi 12 kuukauden ajan työhakemuksen täyttämisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Osaajayhteisössä henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta yhteisöön liittymisestä. Ilmoitamme sinulle, kun jäsenyytesi on päättymässä ja tarjoamme sinulle mahdollisuuden jatkaa yhteisön jäsenenä. Muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan jälkeen.

16. Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle

Mikäli katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle. Yhteystiedot löytyvät verkkosivulta www.tietosuoja.fi.